7. Överlämna till förvaltning

När systemet har införts och införandeprojektet ska avvecklas är det viktigt att ansvaret för systemet överlämnas till en tydlig mottagare.

7.1 Förvaltning

För att få en effektiv och ändamålsenlig systemförvaltning behövs en tydlig förvaltningsorganisation och bra arbetsrutiner. Den organisation och det ramverk som behövs för att administrera och hantera IT-systemet i drift, kan beskrivas i en förvaltningsmodell.

7.2 Syfte

Ett av förvaltningens syften är att upprätthålla systemet och hantera önskemål om vidareutveckling. Förvaltningen bör stödja de mål och intentioner som finns i bland annat verksamhetsplaner och it-strategier.

7.3 Organisation och roller

För att uppnå en rationell och säker förvaltning av ett system är det viktigt att roller och ansvar i förvaltningsorganisationen är tydligt definierade. Ett system bör ha en utsedd systemägare och en systemförvaltare.

Det bör också finnas tydliga överenskommelser om driftssituationer, något som kan dokumenteras i så kallade servicenivåer. I detta dokument specificeras omfattning, nivåer och annat som gäller det aktuella systemets drift och support i olika avseenden. Givetvis måste de olika rollerna i myndighetens förvaltningsorganisation kunna samspela med de olika rollerna i systemleverantörens förvaltningsorganisation på ett genomtänkt sätt.

7.4 Dokumentation

Alla system bör vara väl dokumenterade, liksom arbetet med förvaltningen av respektive system. Detta för att förvaltningsarbetet ska vara transparent och för att ansvaret för olika saker ska vara tydliga. Följande dokumentation är exempel på vad som bör finnas:

Systembeskrivning (beskriver systemets funktion och alla ingående delar i systemetDriftsplan (beskriver systemets drift samt rutiner och ansvar omkring det)Förvaltningsplan (beskriver årsvis hur förvaltning av systemet kopplat till verksamhet ska genomföras)Beskrivningar avseende till exempel systembehörigheter samt säkerhetsfrågor och sårbarhets- och beredskapsfrågor.

7.5 Avveckla projektet

När projektet för anskaffande av ett administrativt system är överlämnat till förvaltningsorganisationen så ska det avvecklas enligt gängse rutiner på myndigheten.

Senast uppdaterad: