3.1 Analysera nuläget

Den här delen av arbetet lägger grunden för kommande analys och för beslut om vilka vägval myndigheten ska göra. Förutom att få ett tydligt grepp om nuläget behöver myndigheten fånga upp de synpunkter som finns på det nuvarande systemet, hur väl det stödjer verksamheten eller var det brister. Detta görs förslagsvis genom en intressentanalys, en problemanalys, en kartläggning av de processer som myndigheten använder idag, samt en målanalys.

För att identifiera er myndighets aktuella status bör en mätning göras. Mätningen är en förutsättning för att ni senare ska kunna följa upp de förbättringar som systembytet har lett till. Det är viktigt att ni mäter samma parametrar i verksamheten innan förändringen genomförs (så kallad nollmätning) som efter genomförd förändring, för att kunna verifiera att avsedd förändring skett. ESV tillhandahåller fördjupad information om mätning med utgångspunkt i nyttorealisering.

Här är exempel på några av de frågor ni bör ställa er inom olika områden:

3.1.1 Intressentanalys

  • Vilka är intresserade av IT-stödet? Här kan det nämnas både andra IT-stöd såväl som roller, processer och organisationer. Här är syftet att kartlägga interaktionen mellan systemet och andra aktörer. Det lägger grunden för ett framtida kravdokument. Det ger även bra underlag vid bemanning av olika roller i ett framtida projekt, till exempel de som ska ingå i referensgruppen och de som ska jobba aktivt i införandet.
  • Vilka befintliga system har gränssnitt till det system som ska bytas ut?
  • Hur ser gränssnitten och integrationerna ut och vilken information utväxlas mellan systemen?

3.1.2 Problemanalys

  • Vad är de upplevda problemen med dagens system (även ett manuellt arbetssätt är ett system)? Vad är konsekvenserna av dessa problem och vad tror vi att dessa beror på?
  • Kartlägg sambanden mellan de upplevda problemen. Detta ger senare underlag till en målkartläggning.
  • Stödjer systemet verksamheten på ett bra sätt? På vilka områden är systemet bristfälligt?
  • Kan ni följa upp och styra verksamheten på ett önskvärt sätt? Vad saknas?

3.1.3 Processer

  • Vilka verksamhetsprocesser stöds av det system ni eventuellt ska byta ut?
  • Finns det flera system som stöttar processerna?
  • Hur ser dessa processer ut? Finns de dokumenterade och är de aktuella?
  • Vilken information från systemet behövs i verksamhetsprocesserna? Vilka behov av information från systemet har andra delar av verksamheten samt externa intressenter?
  • Hur hanteras till exempel ekonomimodell och styrmodell i de system som berörs?
  • Vilka interna kontroller görs i systemet och vad görs manuellt?

3.1.4 Målanalys

Under detta arbete kartlägger ni de mål som förändringen avser uppnå. Kopplingen mellan dessa och verksamhetens övergripande och strategiska mål diskuteras och dokumenteras. Det är här ni identifierar de förväntade effektmålen och leveransmålen. Perspektiv, som lång- eller kortsiktiga, diskuteras under arbetet som normalt hanteras som en workshop. Identifiering av de förväntade effektmålen hjälper er att identifiera förväntade nyttor. Leveransmålen tydliggör leveransens omfattning för projektet.

  • Till vilka verksamhetsmål bidrar verksamhetsprocesserna som berörs av systembytet?
  • Hur ser målsambanden ut och vilken kausalitet råder mellan dessa (orsak-verkan i form av en målkarta)

3.1.5 Nollmätning

Nollmätningen kopplas till de effektmål som identifierats i Målanalysen. Måtten som definieras ska vara väl beskrivna, förankrade och dokumenterade. Måtten ska också gärna vara kopplade till indikatorer som redan följs i verksamhetens prestationsmått, som exempelvis genomloppstid per ärende, nöjdhet med systemet bland användare, och så vidare.

  • Baserat på effektmålen, vilka mått kommer ni att använda?
  • Har ni gjort en nollmätning och planerat för uppföljande mätning efter att systembytet har ägt rum?

Senast uppdaterad: