Frågor och svar om e-handelstjänst

Vad ingår i e-handelstjänsten

  • Ingår registreringsarbete i support?

    Varför har vi fått en faktura för ett registreringsarbete som personal vid e-handelstjänstens support hjälpte oss med? Vi har uppfattat att det ingår support.

    Det är rätt uppfattat, det ingår support i e-handelstjänsten. Däremot kan det förekomma att supportens personal vid en förfrågan från er genomför olika typer av konsultinsatser. Precis som vid alla typer av köp av tjänster bör det i sådana fall finnas en tydlig överenskommelse om att en insats kommer att debiteras.

    Supportens uppgift är att tillhandahålla information och stöd, kunna besvara frågor knutna till användning och administration av e-handelstjänsten samt ta emot felanmälningar. Supporten ska också kunna ge myndigheten förbättringsförslag baserat på återkommande ärenden till dem. Ni kan inte kräva att supporten utför konsultinsatser utan att få ersättning för det.

    Ramavtalet innebär att leverantören av e-handelstjänst ska tillhandahålla en supportfunktion och att fem (5) utsedda personer vid myndigheten har rätt att kontakta den. Myndigheten kan i samband med avropet begära att ytterligare personer ska ha den rätten och får då betala extra för det.

    För att dialogen med...

    Läs hela

  • Får leverantören ta extra betalt för börkrav?

    Om leverantören har svarat Ja på ett börkrav i ramavtalsupphandlingen, får leverantören då ta extra betalt för det, utöver vad som regleras i avtalet?

    Nej.

  • Ingår lagring av information om avtal i E-handelstjänsten?

    Har funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal kravställts i ramavtalen för e-handelstjänst?

    Funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal är kravställt och ingår i tjänsten.

  • Ingår internfakturering och internhandel i e-handelstjänsten?

    Går det att använda e-handelstjänsten för internfakturering och internhandel?

    Myndigheten kan beskriva sitt behov av internfakturering och internhandel som en myndighetsspecifik anpassning av arbetsflöde och roller. När ni beskriver en myndighetsspecifik anpassning är det viktigt att ni lämnar utrymme för leverantören att tillämpa sin bästa lösning så att ingen av leverantörerna exkluderas.

  • Går det att använda produktklassificeringar?

    Går det att använda produktklassificeringar i e-handelstjänsten?

    I statliga ramavtal för e-handelstjänst finns det stöd både för Standardiserade produktklassificeringar (såsom UN/SPSC) och egna klassificeringar

    Klassificeringen kan till exempel ge automatiska konteringsförslag och underlätta sökningar.

  • Kan vi köpa tilläggsmoduler utöver vad som regleras i avtalet?

    Kan vi köpa tilläggsmoduler utöver vad som regleras i avtalet, till exempel ett upphandlingssystem?

    Nej, varken i den förnyade konkurrensutsättningen eller ingånget avropsavtal kan tilläggsmoduler utöver vad som regleras köpas på avtalet.

    E-handelstjänsten är specificerad i ramavtalet med funktionalitet och möjligheter till myndighetsspecifika anpassningar och därtill kopplade konsulttjänster. Moduler och funktioner som inte ingår i avropad lösning kan inte köpas som tillägg.

Systeminförande

  • Leveranstid och betalningar vid delleveranser ?

    Hur fungerar leveranstid och betalningar vid delleveranser av e-handelstjänsten?

    Myndighet har enligt villkoren i avropsavtalet möjlighet att dela upp leveransen av e-handelstjänsten i flera delleveranser. Den första leveransen ska genomföras inom sju kalendermånader från avtalstecknande. Leverantören kan dock erbjuda tidigare leverans.

    Tänk på att ni som beställare måste planera och se till att ni har resurser för att göra ett leveransprov. Har ni många myndighetsspecifika anpassningar bör ni överväga att senarelägga några av dem för att Leverantören ska ha en realistisk möjlighet att kunna leverera inom sju månader.

    Fundera noga igenom skälen till att göra en uppdelning med delleveranser. Delleveranser ställer krav på att myndigheten fortsätter att driva projektet och att det finns resurser för flera leveransprov samt provdriftsfaser.

    Om leveransen delas upp i två eller flera delleveranser kan myndigheten begära i sin avropsförfrågan att leverantören specificerar hur stor del av kostnaden som kommer att faktureras för respektive delleverans. Detta...

    Läs hela

  • Arkivering och migrering vid övergång till e-handelstjänst?

    Hur ska vi hantera arkiveringsfrågor, migrering och flytt av anslutna leverantörer och kunder vid övergång från e-fakturalösning till den nya e-handelstjänsten?

    Vid övergången till e-handelstjänst måste myndigheten besluta om en strategi för att hantera arkivering av all data avseende verifikationer och behandlingshistorik samt om flytt av anslutna leverantörer och kunder.

    Viss information i e-fakturalösningen behöver bevaras eftersom den utgör räkenskapsinformation. Det kan också finnas information som av andra skäl kan vara praktisk att bevara. Överväg noga om migrering av data behöver göras. I så fall bör det anges i myndighetens avropsförfrågan för e-handelstjänsten som en myndighetsspecifik anpassning. Migrering av data kan vara mycket kostsam och det finns andra lösningar som är tillräckligt bra. 

    Läs mer i ESV:s handledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst. Där finns också information om hur flytt av anslutna leverantörer och kunder kan hanteras.

  • Måste vi byta system för elektronisk fakturahantering?

    Kan jag behålla mitt nuvarande system för elektronisk fakturahantering (EFH-system) och använda tillsammans med e-handelstjänsten?

    I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

    Ramavtalen för e-handelstjänst avser en helhetslösning. Vi har inte kravställt någon integration mellan EFH-system och e-handelstjänst så att delar av arbetsflödena gällande beställning görs i e-handelstjänst och fakturahantering i befintlig fakturaväxel och EFH-flöde. Det medför betydande kostnader att göra en sådan myndighetsspecifik anpassning och vi avråder därför från detta.

    Om det ändå skulle vara aktuellt måste ni titta på hur ert avtal för EFH-system ser ut idag. Ni behöver i detta sammanhang säkerställa att ni har giltiga avtal för alla de tjänster ni behöver nyttja nu och en tid framöver om ni väljer att inte flytta all hantering till den nya e-handelstjänsten.

    Motsvarande funktionalitet som finns via EFH-system ingår i e-handelstjänstens arbetsflöde, som också kan hantera beställningar. Genom en gemensam lösning kan matchningsfunktioner användas, vilket annars är mycket svårt att etablera. Att ha dubbla system kan...

    Läs hela

  • Kan jag behålla nuvarande fakturaväxel?

    Kan jag behålla nuvarande fakturaväxel och använda den tillsammans med e-handelstjänsten?

    I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

    Motsvarande funktionalitet som fakturaväxeln erbjuds inom e-handelstjänsten i den s.k. partsintegrationstjänsten. Behov saknas därför av att behålla fakturaväxeln. Dubbla lösningar ökar kostnaderna och ökar komplexiteten, exempelvis i hantering av supportärenden.

  • Vad innebär leveransgodkännande ?

    Vad händer om vi leveransgodkänner e-handelstjänsten utan att ha testat alla delar?

    Leveransgodkännandet innebär att leverantören kan börja fakturera (om bankgaranti utfärdats).

    Om myndigheten inte har hunnit testa och av den orsaken inte kan meddela några fel sker leveransgodkännandet med automatik tre dagar efter avtalad leveransdag. Leverantören kan gå med på att skjuta upp den avtalade leveransdagen.

    Som ramavtalet är uppbyggt ska myndigheten normalt genomföra ett leveransprov under 30 dagar där leveransen noggrant testas. Detta bör göras i en testmiljö. När leverantören rättat de fel som myndigheten identifierat under testerna ger ni ett leveransgodkännande och verklig leveransdag inträffar.

    Den verkliga leveransdagen kan således infalla senare än den avtalade leveransdagen. Om denna verkliga leveransdag infaller senare än den avtalade leverandagen ges möjlighet till viten då förutsättningar för detta är uppfyllda enligt avropsavtal.

    Efter verklig leveransdag påbörjas provdrift på 90 dagar. Under denna period ska leverantören åtgärda eventuella fel i...

    Läs hela

  • Vad händer med dagens MSH vid avrop av e-handelstjänst?

    Hur gör jag med dagens MSH från Agresso när jag avropat e-handelstjänst?

    När ni gått över till att hantera era leverantörsfakturor i e-handelstjänsten kommer MSH-applikationen enbart att användas för att överföra era kundfakturor elektroniskt till e-handelstjänsten.

    Det tidigare MSH-avtalet som myndigheter tecknat med Unit4Agresso är begränsat så att myndigheter bara kan ha flöden gentemot Itellas fakturaväxel för att myndigheten ska få support kring produkten av Unit4Agresso.

    För att kunna skicka Svefaktura till CGIs eller Vismas e-handelstjänster framöver behöver myndigheten därför anskaffa en ny lösning för att överföra Svefakturor från Agresso.

    Unit4Agresso erbjuder en ny variant av MSH till myndigheter som kan användas utan att flödena begränsas till en viss operatör. Denna produkt kan dock inte avropas på ramavtal. Den enskilda myndigheten måste i så fall själv (direkt)upphandla produkten.

    Ett alternativ till att köpa MSH är att myndigheten upphandlar en annan teknisk lösning för överföring av Svefaktura till e-handelstjänst. Det finns en...

    Läs hela

  • Fel som inte hinner rättas inom provdriftsperioden?

    Vi har leveransgodkänt e-handelstjänsten men har nu upptäckt ett fel. Vad händer om leverantören inte kan rätta felet inom provdriftsperioden?

    Leverantören har ett fortlöpande ansvar att åtgärda de fel som uppstår i enlighet med avropsavtalet. Detta gäller även under provdriftsperioden. Om det uppstår fel under provdriftsperioden som skulle ha förhindrat ett leveransgodkännande har myndigheten, om felet inte åtgärdas inom skälig tid, rätt att häva avtalet.

    I avtalet anges att genomförd och godkänd provdrift är en förutsättning för leverantörens fakturering av de initiala kostnaderna.  Provdriftsperioden omfattar 90 dagar räknat från tidpunkten för leveransgodkännande. Under den perioden är det viktigt att ni omgående meddelar eventuella fel till leverantören.

    Kvarstår det fel vid provdriftsperiodens slut behöver ni ta ställning till om ni ska godkänna provdriften. Om ni meddelar leverantören att ni inte godkänner provdriften fortsätter den att löpa tills dess att anmälda fel är avhjälpta eller så länge ni har överenskommit. Det är viktigt att dialogen med leverantören är tydlig. Ett uteblivet meddelande om icke...

    Läs hela

Myndighetsspecifika anpassningar

  • Behövs myndighetsspecifik anpassning av roller och arbetsflöden?

    Behöver jag fråga efter en myndighetsspecifik anpassning av roller och arbetsflöden?

    Avsikten är att standardkonfiguration ska vara tillräcklig då kravställningen på detta område är omfattande och täcker de flesta myndigheternas behov när det gäller roller och arbetsflöden. Inför ett avrop kan det ändå vara bra att gå igenom myndighetens behov med utgångspunkt från arbetsordning, delegationsordning eller motsvarande.

    I den standardkonfiguration av e-handelstjänsten som ingår i takpriset ingår ett antal definierade Roller, se nedan. Inom parentes anges om Rollen finns hos Myndighet (M), Leverantör (L) eller Servicecenter (S). En viss Användare kan tilldelas flera Roller. Rollernas innehåll beskrivs i ramavtalsbilaga 1, Definitioner.

    • Beställare (M)
    • Beställningssamordnare (M)
    • Budgetansvarig (M)
    • Driftansvarig (L)
    • Fakturafördelare (M)
    • Handläggare i Servicecenter (S)
    • Katalogansvarig (M)
    • Leveransgodkännare (M)
    • Leveransmottagare (M)
    • Statens katalogsamordnare (M)
    • Systemadministratör (M)

    Arbetsflödet i e-handelstjänsten omfattar inköpsprocessen från beställning ...

    Läs hela

  • Vad menas med ”anpassning av roller och arbetsflöde”?

    Vad innefattas i den myndighetsspecifika anpassningen "anpassning av roller och arbetsflöde"?

    I ramavtalsbilaga 2 avsnitt 2.4 specificeras vad som menas med myndighetsspecifika anpassningar. I uppräkningen ingår "anpassningar av roller och arbetsflöde".

    Detta kan avse mindre förändringar i e-handelstjänsten för att bättre passa till en enskild myndighets inköpsprocess, se också frågan "Ingår Internfakturering och Internhandel". Det är således inte avsikten att i detta inkludera helt ny funktionalitet som inte inryms i de beskrivningar av processer och användningsfall som redovisas i ramavtalsbilaga 2.

    Myndighetsspecifika anpassningar prissätts utanför uppsättningen av e-handelstjänsten i standardkonfiguration. Eftersom de inte är givna på förhand så finns inga takpriser för dessa i ramavtalet, priset sätts helt i myndighetens förnyade konkurrensutsättning.

  • Kan man ställa krav på SAML 2.0?

    Kan jag ställa krav på SAML 2.0 i den myndighetsspecifika anpassning av användarregister som jag tänker fråga efter i mitt avrop?

    Nej. I ramavtalet med Visma ingår SAML 2.0 men i ramavtalet med CGI ingår det inte. Skillnaden beror på att kravet på SAML 2.0 var ett börkrav i upphandlingen.

Konsulttjänster

  • Fakturering av konsulters kostnader för resor och logi?

    När kan ramavtalsleverantören fakturera kostnader för en konsults resor och logi?

    Det beror på. Det finns skillnader mellan de konsultarbeten som ingår i tjänster med fasta priser och de arbeten konsulten gör mot timdebitering.

    Konsultarbete som ingår i tjänster med fasta priser

    När ni har fått fasta priser på de tjänster ni efterfrågade i ert avrop ingår konsulternas eventuella resor och logi i de fasta priserna. Av hänsyn till miljön och till leverantören bör ni förstås, när det är möjligt, samordna de fysiska mötena för olika delprojekt eller motsvarande. I vissa fall, om myndigheten begär möten på annan ort än den normala, kan ramavtalsleverantören debitera kostnader för resor och logi.

    Konsult som arbetar mot timdebitering

    När ni avropar konsulter för ett arbete de utför mot timdebitering har leverantören rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för logi och i vissa fall för resor (ramavtalsbilaga 8, avsnitt 8.16, Leveransvillkor).

    Det ingår en tur- och returresa per 40 genomförda uppdragstimmar om uppdragsplatsen ligger

    • inom en radie av 20...

    Läs hela

  • Vilken konsultkategori ska användas vid utbildning?

    Vi vill avropa konsulttid för att genomföra utbildning. Vilken konsultkategori ska vi fråga efter?

    I ramavtalsbilaga 3 finns på sidan 5 beskrivning av de olika efterfrågade konsultrollerna. Av dessa framgår att det är Applikationskonsulten som är den roll som är lämpad för utbildning i systemet. Om du har en option på konsulttimmar för applikationskonsult kan du aktivera dessa för till exempel utbildningsinsatser.

    Både Visma och CGI genomför ett antal möten med myndigheten under införandeprojektet. För dessa tillkommer ingen extra kostnad. I viss mån kan dessa betraktas som utbildning.

  • Hur ska vi ange volym avseende konsulttjänster?

    Hur ska vi ange volym avseende konsulttjänster i vår avropsförfrågan för att få en rättvis prisutvärdering och inte låsa fast oss vid en viss volym?

    Gör ett så realistiskt estimat som möjligt om volymen för prisutvärdering. Ange i avropsförfrågan de tjänster ni köper som är optioner, det kan gälla en del av en volym.

    I mallen för prislista anges att angivna volymer är uppskattade. Under avropsperioden kan du sedan succesivt använda önskat antal timmar.

Leverantörsanslutning

  • Kan myndigheten själv ansluta leverantörer?

    Kan myndigheten själv ansluta leverantörer i e-handelstjänsten?

    Ja, det finns ett webbaserat gränssnitt i e-handelstjänsten för detta. Om myndigheten använder detta så utgår ingen extra kostnad. Myndigheten kan också köpa tjänster av ramavtalsleverantören för stöd kring leverantörsanslutning. Det senare är sannolikt lämpligt åtminstone för mer komplex partsintegration (till exempel SFTI Sc 6 Avrop mot ramavtal).

    ESV förespråkar att sådana tjänster köps som myndighetsspecifika anpassningar istället för konsulttid. Läs gärna mer i vår vägledning Avropa tjänster för leverantörsanslutning

Övrigt

  • Hur gjordes användbarhetstesterna vid upphandlingen?

    Hur genomfördes ESV:s användbarhetstester vid upphandlingen av statliga ramavtal för e-handelstjänst?

    I upphandlingen ingick Användbarhet som ett utvärderingskriterium. Nedan finns en beskrivning över de tester som gjordes. Vid behov kan ESV lämna ut detaljerade beskrivningar om genomförandet.

    Användbarhet definieras som "den utsträckning i vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse, i ett givet användningssammanhang" (ISO 9241-11 Riktlinjer för användbarhet). För att utvärdera användbarhet behöver man veta vem som ska använda E-handelstjänsten, vad personen ska göra och i vilken situation som E-handelstjänsten ska användas.

    ESV har låtit ett representativt antal användare använda E-handelstjänsten under så realistiska förhållanden som möjligt. E-handelstjänsten har testas genom att ett antal användare utfört olika scenarier i ett så kallat användningstest. I anslutning till testet fick användarna besvara enkäten System Usability Scale (SUS) individuellt.

    En expertutvärdering av...

    Läs hela

  • Behöver vi teckna ett PUL-avtal med leverantören?

    Behöver vi teckna ett särskilt PUL-avtal med leverantören eller räcker det med avropsavtalet?

    Ja, ni ansvarar för era personuppgifter och behöver alltid teckna ett särskilt avtal med den som behandlar dem för er räkning.

  • Hur redovisas utgifter för avrop?

    Hur redovisas utgifter för avrop från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst?

    ESV bedömer att inköp av system för e-handelstjänst som levereras via internet normalt inte kan betraktas som en immateriell anläggningstillgång eftersom myndigheten saknar kontroll över tillgången. Detta betyder att kostnaden i sin helhet belastar verksamhetens resultat under det verksamhetsår som anskaffning sker.

    ESV rekommenderar dock att alla myndigheter beslutar om inköpet är en immateriell anläggningstillgång utifrån den egna myndighetens specifika förutsättningar. Exempelvis skulle en ombyggnad av ekonomisystemet för att kunna använda tjänsten kunna falla in i definitionen av en immateriell anläggningstillgång – under förutsättning att villkoren för aktivering av immateriell tillgång är uppfyllda.

    För mer information om den allmänna definitionen av en tillgång och vilka egenskaper som utmärker immateriella anläggningstillgångar se publikationen Immateriella anläggningstillgångar – en handledning om redovisning av immateriella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter...

    Läs hela

  • Kan man kombinera e-upphandling med e-handelstjänst?

    Om vi inför e-upphandling framöver, måste vi byta ut e-handelstjänsten då?

    Nej, de båda lösningarna stödjer olika delar av inköpsprocessen och kan användas samtidigt.

    Upphandlingssystem stödjer själva upphandlingen i moment rörande annonsera upphandling, ta fram förfrågningsunderlag, ta in anbud, utvärdera anbud etcetera. Alltså stegen före beställningen från en given leverantör.

    Det finns uppgifter från upphandlingen som kan behövas vid beställningen. Om man gör många upphandlingar så kan det vara värt att integrera de båda lösningarna med varandra.

    Om myndigheten önskar integrera e-handelstjänst med upphandlingssystem ska det anges som myndighetsspecifik anpassning.

    Se vidare frågor och svar, under rubriken Myndighetsspecifika anpassningar.

Kontakt

Senast uppdaterad: