Frågor och svar om ekonomisystem

Leveransdag och leveransprov

  • Vad betyder leveransdag, leveransprov respektive leveransgodkännande?

    Vad innebär begreppen leveransdag, leveransprov respektive leveransgodkännande i vårt avropsavtal?

    När man tecknar ett avropsavtal med en leverantör används det ett antal begrepp när det gäller leverans av systemet. Nedan anges förklaringarna till begreppen i tidsordning:

    1. Avtalad leveransdag - Det datum som båda parter avtalat för leverans av systemet. Om en leverans består av flera delleveranser, fastställs avtalad leveransdag för respektive delleverans. Avtalad leveransdag ska inte infalla senare än nio kalendermånader efter tid-punkten för Avropsavtalets slutande. ( ramavtalet avsnitt 9.18)
    2. Leveransprov - påbörjas inom 5 dagar efter det att Unit4 meddelat att ekonomisystemet är levererat i överensstämmelse med avtalade villkor. Leveransprovet ska omfatta 60 kalenderdagar i följd. Under denna period är det viktigt att myndigheten rapporterar alla fel enligt ramavtalets klassificering. Myndigheten ska också bevaka att antalet avbrott, enligt ramavtalets definition, inte överstiger 5. Om leverans består av flera delleveranser ska respektive delleverans genomgå leveransprov....

    Läs hela

  • Vad menas med provdrift?

    När den avropande myndigheten fått ekonomisystemet levererat så måste man se att det fungerar på ett bra sätt. Det gör man under en så kallad provdriftperiod. Under denna provdriftperiod har den avropande myndigheten rätt att använda Ekonomisystemet full ut.

    Den avropande myndigheten ska under minst 90 kalenderdagar räknat från den tidpunkt då leveransgodkännandet lämnades genomföra provdrift av Ekonomisystemet. Skulle det under denna period konstateras att det finns fel i Ekonomisystemet, ska dessa avhjälpas av Leverantör utan tillkommande kostnad för Avropande myndighet. Om leverans består av flera delleveranser ska respektive delleverans genomgå provdrift. (ramavtalet avsnitt 9.24)

    I det fall det vid utgången av provdriftperioden finns Fel som innebär att leveransgodkännande inte skulle ha medgivits om sådant Fel funnits vid leveransprov periodens slut eller om Klass 3 Fel från leveransprovperioden inte är åtgärdade, ska Avropande myndighet, om rättelse inte skett inom skälig tid...

    Läs hela

Fel

  • Vad menas med begreppet fel?

    Vad menas med begreppet fel i ramavtalet?

    I ramavtalsbilaga 1, Definitioner, finns detta begrepp förklarat. I samma avsnitt finns också fyra olika typer av felklasser från 1-4. Felklass 1 är den allvarligaste typen av fel.

  • Leverantör kan inte rätta fel inom provdriftsperioden?

    Vi har leveransgodkänt installationen av ekonomisystemet men har nu upptäckt ett fel. Vad händer om leverantören inte kan rätta felet inom provdriftsperioden?

    Leverantören har ett fortlöpande ansvar att åtgärda de fel som uppstår i enlighet med avropsavtalet. Detta gäller även under provdriftsperioden.

    Om det uppstår fel under provdriftsperioden som skulle ha förhindrat ett leveransgodkännande har myndigheten, om felet inte åtgärdas inom skälig tid, rätt att häva avtalet.

    I avtalet anges att genomförd och godkänd provdrift är en förutsättning för leverantörens fakturering av de initiala kostnaderna. Provdriftsperioden omfattar 90 dagar räknat från tidpunkten för leveransgodkännande.

    Under den perioden är det viktigt att ni omgående meddelar eventuella fel till leverantören. Kvarstår det fel vid provdriftsperiodens slut behöver ni ta ställning till om ni ska godkänna provdriften.

    Om ni meddelar leverantören att ni inte godkänner provdriften fortsätter tiden för provdrift att löpa tills dess att anmälda fel är avhjälpta eller så länge ni har överenskommit.

    Det är viktigt att dialogen med leverantören är tydlig. Ett uteblivet meddelande...

    Läs hela

Underhåll och support

  • Vi upplever att Unit4s support inte kan hantera svenska språket utan kräver att vi kommunicerar på engelska, ramavtalet har krav på support på svenska, kan ni ge oss råd?

    Ramavtalet ställer krav på att support kan ges på svenska. ESV har påtalat detta för Unit4 som instämmer och ger följande kommentar:

    Vi har svensktalande support i Sverige och även i Polen som ska ombesörja support till kunder i Sverige med krav på svensk support i sina avtal. Att Google-översätta är inte i enlighet med de rutiner som gäller och inte heller tvinga in någon i en kommunikation på engelska. Är det någon myndighet som känner sig intvingad i en engelsk kommunikation så ska man säga till att man vill ha en svensk kontakt.

    ESV kommer att bevaka hur supportfrågan utvecklas och uppmanar myndigheter som har fortsatta problem att kontakta Unit4s ramavtalsansvarige.

  • Vilket språk ska jag använda när jag har ett supportärende till Unit4?

    Enligt ramavtalet för ekonomisystem så ska all kommunikation mellan leverantör och myndighet kunna ske på svenska, för de myndigheter som har tecknat ramavtal.

    Det finns även möjlighet att registrera ärenden på engelska för de myndigheter som tycker att det är lättare.

  • Ändra i avtalstexten i avsnitten för underhåll och support?

    Kan vi ta bort eller lägga till skrivningar i avsnitten för underhåll och support i vårt avropsavtal?

    Avropsavtalet är utformat så att myndigheter inte ska behöva ändra eller ta bort text, utan ”fylla i” där det är avsett att fylla i myndighetsspecifik information.

  • Vad ingår i underhåll och support?

    För en överblick av omfattningen av underhåll och support läs avropsavtalsbilagorna 2 och 3 som hanterar frågor om underhåll och support för driftservice respektive egen drift.

    Även avsnitt 2.5 och 2.6 i ramavtalsbilaga 2 tar  upp frågan om underhållskostnader samt avsnitt 9.34 i ramavtalsbilaga 9.

Konsulttjänster

  • När kan ramavtalsleverantören fakturera kostnader för konsulters resor och logi?

    När kan ramavtalsleverantören fakturera kostnader för en konsults resor och logi?

    Det beror på. Det finns skillnader mellan de konsultarbeten som ingår i tjänster med fasta priser och de arbeten konsulten gör mot timdebitering.

    Konsultarbete som ingår i tjänster med fasta priser

    När ni har fått fasta priser på de tjänster ni efterfrågade i ert avrop ingår konsulternas eventuella resor och logi i de fasta priserna. Av hänsyn till miljön och till leverantören bör ni förstås, när det är möjligt, samordna de fysiska mötena för olika delprojekt eller motsvarande. I vissa fall, om myndigheten begär möten på annan ort än den normala, kan ramavtalsleverantören debitera kostnader för resor och logi.

    Konsult som arbetar mot timdebitering

    När ni avropar konsulter för ett arbete de utför mot timdebitering har leverantören rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för logi och i vissa fall för resor (ramavtalsbilaga 9, avsnitt 9.17.2, Leveransvillkor).


    Det ingår en tur- och returresa per 40 genomförda uppdragstimmar om uppdragsplatsen ligger

    • inom en radie av 20...

    Läs hela

Viten och ersättning

  • Kan vi begära ersättning från Unit4 innan driftsättning?

    Kan vi begära ersättning eller vite från Unit4 innan driftsättning av ekonomisystemet?

    Ja, myndigheten kan begära ersättning innan driftsättning av ekonomisystemet vid leveransförsening (avropsavtalet avsnitt 26)

  • Kan vi begära ersättning av Unit4 efter driftsättning?

    I vilka situationer kan vi begära ersättning eller vite av Unit4 när vi driftsatt ekonomisystemet?

    I avropsavtalet finns flera olika situationer i driftsfasen där ersättning kan bli aktuellt. Villkoren skiljer sig lite åt beroende på om ni avropat ekonomisystemet i lokal installation eller med driftservice.

    Ersättning för brister i tillgänglighet ska inte utgå under det första kvartalet räknat från tidpunkten för godkännande av leveransprov.

    Driftservice

    När myndigheten har avropat ekonomisystem med driftservice kan ersättning bli aktuell vid:

    • Brister i tillgänglighet (avropsavtalet avsnitt 30.2)
    • Tröghet i tillgänglighet (avropsavtalet avsnitt 30.3)
    • Brister i avhjälpande av Fel (avropsavtalet avsnitt 30.4)
    • Brister i supportfunktionens tillgänglighet avseende svar på samtal (avropsavtalet avsnitt 30.5)
    • Brister i supportfunktionens tillgänglighet avseende svar på frågor (avropsavtalet avsnitt 30.6)
    • Skada till följd av brott mot åtagande enligt avsnitt 30.4 (avropsavtalet avsnitt 45.1)

    Lokal installation

    När myndigheten har egen drift av ekonomisystemet kan ersättning bli aktuell...

    Läs hela

Tilläggsavtal

Övrigt

  • Måste vi ha ett sista giltighetsdatum på vårt avtal för ekonomisystem?

    Vårt nuvarande avtal för ekonomisystem har inget sista giltighetsdatum, det är alltså obegränsat i tid. Hur länge kan vi fortsätta att använda det?

    Att inte tidsbegränsa avtal är vanligtvis inte förenligt med Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU.

    Ekonomistyrningsverket rekommenderar därför myndigheter som har denna typ av avtal, att snarast fatta beslut om att tidsbegränsa dem. Tidsbegränsningen bör vara så kort som möjligt och bara täcka den tid ni behöver för att hinna anskaffa ett nytt ekonomisystem. På det här sättet försäkrar ni er om att ha avtal som faller inom ramen för LOU.

    ESV rekommenderar att myndigheter gör avrop från ESV:s statliga ramavtal för ekonomisystem eller köper ekonomiadministrativa tjänster som inkluderar ekonomisystem via Statens servicecenter.

    För mer information se även sidan för uppdragsavtal.

  • Hur kan vi få hjälp med verksamhetsöversyn och analys?

    Hur kan vi göra om vi vill ha stöd i vår verksamhetsöversyn och analys av behoven av ett nytt ekonomisystem?

    ESV har upphandlat ramavtal för oberoende konsulter inom områdena ekonomi och personal som är lämpade för behovsanalyser med mera. Konsulterna inom område ekonomi ska ha god kompetens inom ekonomisystemområdet och agera oberoende av systemleverantören.

  • Vad gäller för befintliga kundavtal med Unit4?

    Vad gäller för befintliga kundavtal och uppdragsavtalet med Unit4 AB?

    Den 1 november 2004 tog Agresso AB (numera Unit4 AB) över ESV:s verksamhet och kundavtalen med enskilda myndigheter för systemet Agresso. Det här är vad som gäller för avtalet mellan ESV och Unit4 AB och de avtal Unit4 AB tog över:

    Uppdragsavtalet mellan ESV och Unit4 AB

    Vid övertagandet tecknade ESV och Agresso AB (numera Unit4 AB) ett så kallat uppdragsavtal. Uppdragsavtalet reglerar bland annat priser och kvalitet för de tjänster som företaget ska ge staten. Uppdragsavtalet är inte ett ramavtal och det kan därför inte avropas.

    Mer information om uppdragsavtalet mellan ESV och Unit4 AB.

    Kundavtalen mellan myndigheterna och UNIT4Agresso AB

    Kundavtalen är de avtal som enskilda myndigheter har med Unit4 AB och som ingicks med ESV innan vi sålde Agresso-verksamheten. Vid verksamhetsöverlåtelsen 2004 övertog Unit4 Agresso (numera Unit4 AB) kundavtalen. Kundavtalen är inte upphandlade enligt LOU eftersom de initialt tecknades mellan två myndigheter.

    Dagens upphandlingsregler...

    Läs hela

Kontakt

Senast uppdaterad: