Frågor och svar om enkäten

  • Antal elektroniska ordrar

    Hur gör jag för att ta fram information från e-handelstjänsten om antal elektroniska ordrar?

    Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens Servicecenter har.

    CGI:s e-handelstjänst

    Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal elektroniska ordrar:

    1. I portalen, välj Uppföljning – Frågor & Analys – Flik Inköp – Rapport "Mall Beställnings-summor". Tryck "Öppna".
    2. Sätt filter på År – Månad. (Sätt till exempel filter År=2016, Månad=07-12)
    3. I kolumn "Månad", tryck på månadssiffran för att "borra" ned till nästa nivå. Då visas alla inköpsorder som är skapade vald månad. OBS: Om ni generellt har satt en begränsning av antalet rader i en rapport kan ni få ett för lågt antal rader. Därför bör ni öppna upp eventuella generella begränsningar innan ni tar fram rapporterna till enkäten.
    4. Exportera denna rapport till Excel, och räkna antal rader.

    Vismas e-handelstjänst

    Gör så här för att ta fram information från Proceedo om antal...

    Läs hela

  • Antal elektroniska leverantörsfakturor

    Hur gör jag för att ta fram information från e-handelstjänsten om antal e-fakturor från leverantörer?

    Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens Servicecenter har.

    CGI:s e-handelstjänst

    Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal e-fakturor från leverantörer:

    1. I portalen, välj Uppföljning – Frågor & Analys – Flik fakturor – Rapport "Mall Levfakturor". Tryck "Öppna".
    2. Sätt filter på År – Fakt.datum(intervall) – Resk.typ. Resk.typ skall vara den reskontraposttyp ni använder för elektroniska fakturor. Filter på fakturadatum ska vara till exempel 160701-161231. OBS: Om ni generellt har satt en begränsning av antalet rader i en rapport kan ni få ett för lågt antal rader. Därför bör ni öppna upp eventuella generella begränsningar innan ni tar fram rapporterna till enkäten.
    3. Exportera denna rapport till Excel, och räkna antal rader.

    Vismas e-handelstjänst

    Gör så här för att ta fram information från Proceedo om antal e-fakturor...

    Läs hela

  • Antal matchade fakturor

    Hur gör jag för att ta fram information från e-handelstjänsten om antal matchade leverantörsfakturor?

    Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens Servicecenter har.

    CGI:s e-handelstjänst

    Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal matchade leverantörsfakturor:

    1. I portalen, välj Uppföljning – Frågor & Analys – Flik Fakturor – Rapport "Matchade fakturor detaljer". Tryck "Öppna".
    2. Sätt filter på Matchad(Ja) – HändelseID(023) – Datum(Intervall). OBS: Om ni generellt har satt en begränsning av antalet rader i en rapport kan ni få ett för lågt antal rader. Därför bör ni öppna upp eventuella generella begränsningar innan ni tar fram rapporterna till enkäten.
    3. Exportera denna rapport till Excel, och räkna antal rader. Man kan även köra rapporten "Matchade fakturor" för att se hur många matchade respektive ej matchade fakturor som inkommit under en månad. Sätt filter i Period till exempel 160701-161231.

    Vismas e-handelstjänst

    Gör så här...

    Läs hela

  • Hur beräknar jag andel e-fakturor?

    Beräkna andel e-fakturor genom att dividera antalet e-fakturor med det totala antalet fakturor från leverantörer under samma period.

    Leverantörsfakturor som inte kan bli elektroniska

    Målsättningen är att i stort sett alla leverantörsfakturor ska vara helt elektroniska (e-fakturor). Utlägg, avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar och vidarefaktureringar kan i regel inte bli e-fakturor. Om ni bedömer att det ingår många sådana utbetalningsunderlag i det totala antalet leverantörsfakturor bör ni ange antalet i fråga 2c i enkäten eftersom er andel e-fakturor annars kan bli missvisande (för låg andel).

    Excelfil som stöd för att beräkna andel e-fakturor

  • Hur beräknar jag andel matchade leverantörsfakturor?

    Beräkna andel matchade leverantörsfakturor genom att dividera antalet fakturor som har matchats med order eller abonnemang i e-handelssystemet med det totala antalet fakturor från leverantörer under samma period.

    Leverantörsfakturor som inte kan matchas

    Målsättningen är att matcha en hög andel av det totala antalet leverantörsfakturor med order eller abonnemang. Det kan dock vara svårt att matcha räntefakturor eller fakturor för resor som har attesterats i ett separat system och som inte integrerar ordrar till e-handelssystemet. Om ni bedömer att det ingår många sådana fakturor i det totala antalet leverantörsfakturor bör ni ange antalet i fråga 4c i enkäten, eftersom er andel matchade leverantörsfakturor annars kan bli missvisande (för låg andel).

    Excelfil som stöd för att beräkna andel matchade leverantörsfakturor

  • Vi har dispens varför har vi fått e-handelsenkäten?

    Vi har fortfarande dispens med införandet av e-beställningar och undrar varför vi har fått ESV:s e-handelsenkät?

    Ni har fått enkäten eftersom den också berör områden som inte direkt är förknippande med ert måldatum för e-beställningar.

    Vid utvärderingen av enkätsvaren tar ESV självklart hänsyn till om en myndighet har dispens.

  • Räknas order som inte är attesterade?

    Kan vi i vårt svar räkna med elektroniska order som inte har godkänts innan de skickats till leverantören?

    Nej, det kan ni inte göra. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.

    Däremot finns det inget krav på att det ska vara två olika personer inblandade för att en order ska räknas med i ESV:s enkät. En person med rätt att godkänna inköp kan både skapa och godkänna en order. Huvudsaken är att det finns minst två personer inblandade totalt sett, det vill säga att er rutin innebär att ni har en tvåhandsprincip som omfattar godkännandet av både inköp och leverans.

Kontakt

Senast uppdaterad: