Effektivare inköp med e-handel

Med elektronisk handel (e-handel) kan myndigheterna, och därmed hela staten, skapa effektiva inköpsprocesser med it som stöd.

Fördelarna är flera men främst innebär e-handel att myndigheterna får:

  • kostnadsbesparingar
    i form av bättre priser på längre sikt, ökad avtalstrohet och effektivare priskontroller.
  • tidsbesparingar
    genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.
  • ökad kvalitet och service
    i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning och miljövinster.

E-handel möjliggör även en förbättrad styrning av inköp mot den leverantör som har fått en affär med staten i konkurrens med andra. Många e-handelssystem kan också ge stöd för att automatisera myndighetens interna processer.

Lättare att göra rätt med anslutna leverantörer

Genom att ansluta leverantörer till e-handelssystemen kan myndighetens beställare av varor och tjänster enklare hitta och söka avtalade varor och tjänster och se de aktuella priserna. Det blir därigenom lättare att handla rätt varor och tjänster från rätt leverantör till rätt pris.

Leverantörsanslutningar gör också att uppföljningen av myndighetens inköp kan bli tydligare och mer innehållsrik. Statistik per avtal och avtalade produktområden kan ge underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling och styrning av inköp.

Ytterligare en vinst är att leverantörer som skickar elektroniska fakturor (e-fakturor) bidrar till en bättre miljö och till att minska myndigheternas hanteringskostnader. Att skriva ut fakturor på papper för att sedan skanna in dem som bilder, samt tolka den information som ska hanteras i det elektroniska arbetsflödet, medför ökad risk för fel. Det i sin tur kan medföra ökade kostnader för myndigheten.

Ett bra sätt att arbeta strategiskt med e-handelsfrågor är att redan vid upphandlingen ställa krav på e-handel och e-faktura. ESV följer upp hur myndigheterna arbetar med krav i upphandlingar, med strategier och planer inom e-handelsområdet, samt följer utvecklingen av andel e-fakturor hos myndigheterna.

Fakturamatchning ökar effektiviteten

Att matcha leverantörsfakturor med den information som redan finns i e-handelssystemet om order, abonnemang eller motsvarande minskar bland annat den manuella hanteringen. Matchning med abonnemang innebär att återkommande periodiska fakturor från en viss leverantör hanteras med hjälp av ett register i e-handelssystemet innehållande till exempel telefonnummer eller kontraktsnummer.

Matchningen förbättrar den interna kontrollen och minskar administrationen eftersom fakturorna bara behöver hanteras när den avviker mot leverans eller belopp. Andelen matchade leverantörsfakturor ökar snabbt om myndigheten kommer igång med att matcha med abonnemang. ESV följer upp andel matchade leverantörsfakturor på myndigheterna.

Kontakt

Senast uppdaterad: