Se myndighetens it-användning som ett verktyg för verksamhetsutveckling

Myndigheterna behöver generellt sett bli bättre på att styra och följa upp sin it-användning. För att kunna ta tillvara digitaliseringens potential måste ni se it som en naturlig del av verksamheten, och en viktig förutsättning för myndighetens verksamhetsutveckling. ESV driver ett myndighetsgemensamt arbete som ska bidra till att utveckla statsförvaltningens it-användning.

Att utveckla verksamheten med hjälp av digitalisering kan både vara ett sätt att använda skattepengar mer effektivt, och ett sätt att förbättra myndighetens service till medborgare och företag.

Men om myndigheterna ska kunna använda sig av digitaliseringens möjligheter fullt ut, kan de inte längre hantera it enbart som en kostnadspost i organisationen. It-användningen behöver integreras i myndighetens ordinarie planering och uppföljning av organisationens resursanvändning och verksamhetens resultat.

Många myndigheter behöver styra sin it-användning på ett effektivare sätt. Styrningen bör gå mot önskvärda nyttor och effekter, istället för mot teknikleveranser. Det visar ESV:s kartläggningar av myndigheternas it-användning.

Stärk den interna styrningen och kontrollen av it

Ni måste se it och digitaliseringens möjligheter som ett verktyg för myndighetens verksamhetsutveckling och effektivisering, samtidigt som ni på ett effektivt sätt ska tillhandahålla it-stödet i organisationen.

En god intern styrning och kontroll säkerställer att ni med rimlig säkerhet fullgör ansvaret för myndighetens verksamhet. Det gäller även för er it-verksamhet och it-användning, som generellt sett behöver få en stärkt roll i myndigheternas interna styrning och kontroll. Det är en nödvändig förutsättning för att myndighetsledningen ska kunna

  • bedöma effektiviteten i myndighetens it-verksamhet
  • redovisa och motivera sina it-kostnader i förhållande till andra verksamheter
  • redovisa sin förmåga att använda it som ett stöd i verksamhetsutvecklingen.

Gemensamt språk en del av styrningen

Dialogen mellan ledningen, verksamheten och it-verksamheten behöver stärkas i många myndigheter, så att den blir en del av den ordinarie styrningen. Ett gemensamt språk där alla använder samma begrepp och definitioner kan öka förståelsen mellan myndighetens olika delar, och skapa förtroende och transparens.

En viktig del i det gemensamma språket gäller begreppet it som tjänst. Det innebär att man går från att tillhandahålla enskilda komponenter (till exempel lagring, servrar och kommunikation) till att sätta samman olika komponenter för att kunna erbjuda tjänster som tillför ett värde för myndighetens målgrupper.

It som tjänst kräver ny syn på it-kostnaderna

Det går att se på myndighetens it-kostnader ur minst tre dimensioner:

  • Huvudbokens perspektiv, med fokus på personal-, lokal- och övriga kostnader.
  • Ett tekniskt perspektiv, med fokus på komponentkostnader.
  • Ett tjänsteperspektiv, med fokus på den funktion och värde som it bidrar med i verksamhetens processer.

Att se på it-kostnaderna ur tjänstedimensionen stärker utvecklings- och förändringsförmågan på myndigheten, ur både ett verksamhets- och kostnadsperspektiv. Dels skapar det tillit och kunskap på ledningsnivå om vad som driver kostnaderna. Dels ger det på verksamhetsnivå en insikt om kostnaderna, som kan användas för att göra kostnadseffektiviseringar.

Myndighetsgemensamt arbete

ESV har startat upp ett arbete för att utveckla ett ramverk för kostnadsberäkningar på komponent- och tjänstenivå, tillsammans med ett antal myndigheter. Syftet är att öka myndigheternas mognad för att hantera it-kostnader ur ett tjänsteperspektiv. ESV kommer fortlöpande att informera om arbetet, och redovisar preliminärt ett första resultat under våren 2017.

Parallellt driver ESV ett myndighetsgemensamt arbete med att samla in och vidareutveckla informationsunderlag för drygt 60 myndigheters it-användning och digitalisering. ESV samlar årligen in information om bland annat

  • nyckeltal för it-kostnader
  • mognadsmått för hur myndigheterna använder it som en del av verksamhetsutvecklingen
  • information om myndigheternas strategiska it-projekt.

Att myndigheterna deltar i arbetet bidrar inte bara till att informationen om myndigheternas it-användning blir bättre, utan ger även de deltagande myndigheterna en möjlighet till kunskaps- och erfarenhetsutbyten.

Resultatet från 2016 års insamling har genererat nyckeltal som kan vara en intressant referenspunkt för hela statsförvaltningen. Två exempel är kostnaderna per it-arbetsplats och för lagring, som varierar väldigt mycket mellan de deltagande myndigheterna. Främst är det dock ett stöd i myndigheternas interna uppföljnings- och utvecklingsarbete, för att säkra effektiviteten i verksamheten. Den insamlade informationen kommer även att bli ett underlag till ESV:s fortsatta analys av statsförvaltningens digitalisering.

Ambitionen är att även myndigheter som inte deltar i arbetet ska kunna använda sig av metoden. Därför har ESV publicerat den vägledning som myndigheterna har använt i arbetet, samt den insamlade informationen.

Kontakt

Senast uppdaterad: