4 Redovisning

Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring

Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd1

Inledande bestämmelser

Förordningens tillämpningsområde

1 § I denna förordning finns bestämmelser i anslutning till 10 kap. 2 § budgetlagen (2011:203).

I arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) finns bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation.

(F. 2011:224)

ESV:s allmänna råd till 1 §

Med stöd av bl.a. arkivförordningen (1991:446) utfärdar Riksarkivet föreskrifter (RA-FS). Föreskrifterna finns på Riksarkivets webbplats www.riksarkivet.se.

Kretsen av bokföringsskyldiga

2 § Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning.

ESV:s föreskrifter till 2 §

Bokföringsskyldigheten för en central myndighet omfattar även de underlydande eller ekonomiadministrativt underställda myndigheterna.

ESV:s allmänna råd till 2 §

De bokföringsskyldiga myndigheterna finns upptagna i en särskild förteckning – Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Förteckningen finns tillgänglig på Ekonomistyrningsverkets webbplats, www.esv.se.

Definitioner

3 § I denna förordning betyder

  1. bokföringspost: varje enskild notering i bokföringen,
  2. ekonomiska händelser: alla förändringar i storleken och sammansättningen av en myndighets tillgångar, skulder eller kapital som beror på myndighetens ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder,
  3. verifikation: de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen,
  4. räkenskapsinformation:
    1. sådana sammanställningar av uppgifter som avses i
      • 8 § (grundbokföring och huvudbokföring),
      • 11 § (sidoordnad bokföring),
      • 13 § (verifikationer),
      • 14 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till),
      • 18 § (systemdokumentation och behandlingshistorik),
      • 19 § (årsredovisning),
      • 20 § (specifikation till årsredovisning),
      • 21 § (rapportering till statsredovisningen), samt
      • 8 kap. förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (delårsrapport),
    2. avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, samt
    3. sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen.

ESV:s föreskrifter till 3 §

Ekonomiska händelser

Redovisning mot anslag och inkomsttitlar på statens budget samt redovisning av betalningar hänförbara till statens centralkonto är ekonomiska händelser i denna förordnings mening.

Tidigare länkar i händelsekedjan, t.ex. en beställning eller ett beslut om utbetalning av bidrag, utgör inte en ekonomisk händelse i denna förordnings mening. Inte heller regeringsbeslut om tilldelning av anslag eller myndighets beslut om fördelning av anslag är att betrakta som ekonomiska händelser.

Verifikation

Med vidtagen justering avses olika slag av bokslutstransaktioner samt omföringar och rättelser av bokföringsposter.

Räkenskapsår

4 § Räkenskapsåret skall utgöras av kalenderår.

Bokföringsskyldighetens innebörd

Allmänt om vad bokföringsskyldigheten innebär

5 § En myndighet skall

  1. löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 8-12 §§,
  2. se till att det finns verifikationer enligt 13-16 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 18 §,
  3. avsluta den löpande bokföringen enligt bestämmelserna i 19 och 20 §§,
  4. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

ESV:s allmänna råd till 5 §

Punkt 4

Riksarkivet har med stöd av arkivförordningen (1991:446) utfärdat föreskrifter och allmänna råd (se ESV:s allmänna råd till 1 §).

God redovisningssed

6 § Bokföringsskyldigheten skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Härvid skall de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen och Ekonomistyrningsverket meddelar iakttas.

ESV:s allmänna råd till 6 §

God redovisningssed

Lagar, förordningar, övriga regeringsbeslut samt av ESV utfärdade föreskrifter och allmänna råd som berör myndigheternas redovisning ger uttryck för god redovisningssed. En förutsättning för att regeringsbeslut kan anses uttrycka god redovisningssed är att dessa är generella och långsiktiga för myndigheterna.

Redovisningsreglerna är på vissa punkter allmänt hållna och myndigheten måste göra en utfyllande tolkning. En sådan utfyllande tolkning bör lämpligen ha en förankring i faktiskt förekommande redovisning och alltså ge uttryck för en redovisningssed hos myndigheterna. Denna redovisningssed bör vara förenlig med syftet med redovisningsreglerna och de grundläggande principer som kommer till uttryck främst i 2 kap. 7 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten, kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet.

ESV:s handledningar

ESV:s handledningar2 avseende redovisning kan utgöra ett stöd för myndigheterna att tolka redovisningsreglerna.

Bokföring för flera verksamheter

7 § Om en myndighet bedriver flera verksamheter, skall den ha en bokföring som omfattar samtliga verksamheter.

Ekonomistyrningsverket får medge undantag från bestämmelsen i första stycket.

ESV:s föreskrifter till 7 §

Huvudregeln är att myndigheten ska ha en gemensam bokföring.

Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed får en myndighet som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet. Myndigheten ska dock konsolidera bokföringen vid delårsrapport och årsredovisning. Myndigheten ska dessutom beakta de krav på ytterligare konsolidering som följer av bestämmelserna om rapportering till statsredovisningen enligt 21 §.

Löpande bokföring och verifikationer

Grundbokföring och huvudbokföring

8 § De ekonomiska händelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och kapitalförändring.

ESV:s allmänna råd till 8 §

Ekonomiska händelser i utländsk valuta bör bokföras enligt valutakursen per dagen för den ekonomiska händelsen. En genomsnittsvalutakurs för en viss period (exempelvis en månad) kan användas om detta inte leder till väsentliga avvikelser mot att bokföra enligt valutakursen per dagen för den ekonomiska händelsen. De valutakurser som bör användas framgår av ESV:s allmänna råd till 5 kap. 12§ förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Tidpunkten för bokföring

9 § Kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske.

Ekonomiska händelser får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed.

ESV:s föreskrifter till 9 §

Första stycket

Begreppet kontanter innefattar även checkar och andra betalningsmedel som direkt kan omvandlas i sedlar och mynt. In- och utbetalningar över myndighetens giro- eller bankkonto betraktas som "andra ekonomiska händelser".

Anteckningar i journaler eller andra specifikationer (exempelvis kontantjournal, reskontror) är grundnoteringar. Tidpunkt för registrering och bearbetning i redovisningssystemet saknar då betydelse vad beträffar kravet på att in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.

I fråga om fordringar och skulder gäller att de ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor eller andra handlingar, som innebär anspråk på betalning eller något annat vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådana handlingar borde ha funnits enligt god affärssed.

Andra stycket
Kontantmetoden

Om det endast förekommer ett mindre antal fakturor eller andra handlingar i verksamheten och fordringarna och skulderna enligt dessa inte uppgår till avsevärda belopp får myndigheten dröja med att bokföra de ekonomiska händelserna tills betalning sker, under förutsättning att detta är förenligt med god redovisningssed. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

ESV:s allmänna råd till 9 §

Andra stycket

En normal attestrunda inom myndigheten kan godtas innan bokföring sker. I dessa fall bör det dock finnas möjlighet till en samlad överblick och kontroll av vilka fakturor som inkommit till myndigheten. Det bör ske genom att de inkommande fakturorna ankomstregistreras. Där så är möjligt bör en sådan registrering ske genom en interimistisk bokföring av fakturorna. Om det rör sig om inkommande fakturor kan motkonto till skuldkontot vara antingen ett avstämningskonto bland balanskontona eller ett interimistiskt kostnadskonto. När den fullständiga konteringen blir känd sker en omföring från sistnämnda konton till slutliga konton.

Kontantmetoden

Kontantmetoden bör kunna användas av myndigheter vars kostnadsomslutning normalt inte överstiger 20 basbelopp.

En förutsättning för användning av kontantmetoden är att verifikationer för obetalda fordringar och skulder ordnas och förvaras så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Kravet innebär att fakturor ska hanteras enligt fastställda rutiner. Fakturorna förvaras därvid lämpligen ordnade efter fakturornas datering, efter verifikationsnummer eller i bokstavsordning. Betalda och obetalda fakturor ska förvaras var för sig. Det är av kontrollskäl lämpligt att utgående fakturor är försedda med i förväg tryckta nummer eller att de åsätts nummer i en ADB-rutin.

Bokslutstransaktioner

10 § I samband med att den löpande bokföringen avslutas skall sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

ESV:s föreskrifter till 10 §

Brytdag

Myndigheten ska tillämpa en s.k. brytdag då den löpande bokföringen för perioden ska avslutas. Brytdagen ska vara den 5 januari eller, om detta är en lördag eller söndag, närmast föregående vardag vid årsskifte och den andra vardagen i juli vid halvårsskifte.

Bokföring av fakturor i samband med att den löpande bokföringen avslutas

Om varor eller tjänster erhållits före räkenskapsårets utgång, men fakturor eller motsvarande handlingar vid denna tidpunkt ännu inte mottagits, ska utgifterna för leveranserna upptas på skuldsidan i balansräkningen i samband med att den löpande bokföringen avslutas såvida det inte är fråga om oväsentliga värden.

I de fall fakturor erhållits senast brytdagen bokförs dessa på det gamla räkenskapsåret. Faktura mellan myndigheter, som den avsändande myndigheten tar upp i årsredovisningen bland poster för fordringar hos andra myndigheter, ska vara motparten tillhanda senast brytdagen.

Kostnader för leveranser för vilka faktura inte erhållits senast brytdagen ska bokföras som periodavgränsningsposter. Detta bör i första hand ske med ledning av fakturor som erhållits efter brytdagen. Om sådana saknas får bokföringen istället ske med ledning av leveranssedlar eller motsvarande.

Myndigheter som inte lämnar delårsrapport

Fakturor som avser varor/tjänster som levererats under första halvåret och som avsänts eller inkommit senast brytdagen ska bokföras som fordringar/skulder per den 30 juni.

ESV:s allmänna råd till 10 §

Brytdag m.m.

Efter brytdagen tillförs räkenskaperna främst bokslutstransaktioner innefattande bl.a. periodavgränsningsposter.

För att begränsa omfattningen av de periodavgränsningsposter som inte behöver stämmas av mellan myndigheter enligt ESV:s föreskrifter till 21 § punkt 6, bör en myndighet som ska fakturera en annan myndighet för varor eller tjänster, eller som ska rekvirera bidrag från en annan myndighet, i samband med årsskifte, översända fakturan eller bidragsrekvisitionen före den 15 december. Detta gäller dock inte om den verksamhet som ersättningen avser utförs främst i december eller om det leder till att väsentliga belopp måste periodiseras utöver fakturerat eller rekvirerat belopp.

En myndighet som i samband med utgången av ett år ska lämna bidrag till en annan myndighet för verksamhet som bedrivits under året, bör betala bidraget före årsskiftet, förutsatt att detta kan göras utan att kraven på god intern styrning och kontroll åsidosätts.

Efter den 31 januari, då inrapportering av preliminärt utfall på anslag och inkomsttitlar görs enligt föreskrifterna till 21 §, bör främst rättelser och särskilda transaktioner som inte kunnat bokföras tidigare tillföras räkenskaperna.

Sidoordnad bokföring

11 § Vid bokföringen skall konton över tillgångar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.

Rättelse av bokföringspost

12 § Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

Verifikationer

13 § För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Om myndigheten har tagit emot en uppgift om den ekonomiska händelsen, skall denna uppgift, i förekommande fall kompletterad med uppgifter enligt 14 och 15 §§, användas som verifikation.

Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

Flera likartade ekonomiska händelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation.

ESV:s föreskrifter till 13 §

Gemensam verifikation

Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation, om det skulle vara förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika ekonomiska händelserna. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

Sammansatta poster

Verifikationer, som avser likartade ekonomiska händelser, får bokföras i sammandrag i en post, om det utan svårighet kan klarläggas vilka ekonomiska händelser som ingår i en sådan post.

14 § Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.

I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas.

ESV:s föreskrifter till 14 §

Verifikationsnummerserier

En myndighet får använda sig av flera verifikationsnummerserier om de grundläggande kraven på ordning och reda samt överskådlighet är uppfyllda. Det ska även framgå av myndighetens systemdokumentation att man använder sig av flera verifikationsnummerserier.

15 § Uppgifter enligt 14 § första stycket får utelämnas, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed.

16 § Om en verifikation rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den.

Andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser

17 § Vad som föreskrivs i 8-16 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser.

ESV:s allmänna råd till 17 §

Med andra bokföringsposter avses vidtagna justeringar enligt definitionen i ESV:s föreskrifter till 3 §.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

18 § Myndigheten skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Myndigheten skall också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik).

ESV:s allmänna råd till 18 §

Systemdokumentation

Med systemdokumentation avses i denna förordning beskrivningar, instruktioner och annan dokumentation som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt. Dokumentationen kan bestå av en redovisningsplan och en beskrivning av bokföringssystemet vilka utvisar sambanden mellan bokföringssystemets olika delar.

Behandlingshistorik

Med behandlingshistorik avses i denna förordning information om hur enskilda bokföringsposter har behandlats och vilka behandlingsregler som därvid har gällt. Behandlingsregler utgörs av instruktioner som har skapats för beräkning av bokförda belopp, kontering, sammanställning av resultat- och balansposter i årsredovisningen eller rättelser m.m.

Hur den löpande bokföringen avslutas

Årsredovisning

19 § För varje räkenskapsår skall den löpande bokföringen avslutas med en årsredovisning. Årsredovisningen skall upprättas enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Specifikation till årsredovisning

20 § För varje sammandragen post i den balansräkning som skall ingå i årsredovisningen skall, om inte postens sammansättning klart framgår av bokföringen i övrigt, de belopp som ingår i posten specificeras i en särskild förteckning.

ESV:s föreskrifter till 20 §

Specifikationerna till årsredovisningen är inte en del av årsredovisningen. Specifikationerna ska bevaras hos myndigheten.

ESV:s allmänna råd till 20 §

Specifikationerna till årsredovisningen har som huvudsakligt syfte, dels att balansräkningens poster i årsredovisningen härleds till bokföringens konton, dels att bokföringens konton specificeras samt att värdering och avstämning av konton verifieras. Specifikationerna säkerställer således att det finns en obruten verifieringskedja från verifikationerna till posterna i årsredovisningens balansräkning.

Rapportering till statsredovisningen

21 § Utöver vad som i övrigt följer av bestämmelserna i denna förordning skall bokföringen vara så ordnad att

  1. redovisningen mot statsbudgetens anslag och inkomsttitlar sker i enlighet med de bestämmelser som generellt reglerar sådan redovisning,
  2. den tillgodoser de specifika krav på redovisningen som anges i regleringsbrev och övriga bestämmelser,
  3. den tillgodoser av Ekonomistyrningsverket specificerade krav på dels finansstatistisk information, dels information för upprättande av årsredovisning för staten.

Rapportering till statsredovisningen skall ske i den omfattning som Ekonomistyrningsverket föreskriver.

(F. 2004:1316)

ESV:s föreskrifter till 21 §

1. Allmänt

En myndighet som är bokföringsskyldig enligt 2 § ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen och rapportera information till statsredovisningssystemet i enlighet med dessa föreskrifter. Statsredovisningssystemet är en del av statens informationssystem Hermes. Den redovisningsinformation som rapporteras ska överensstämma med myndighetens egen redovisning.

Myndigheten ska rapportera på de koder (nomenklatur) för indelning av statens budget som följer av regleringsbrev, annat beslut av regeringen eller beslut av ESV samt de statliga inrapporteringskoder (S-koder) som beslutas särskilt av ESV. För annan information än redovisningsinformation som ska rapporteras enligt dessa föreskrifter ska myndigheten använda de format och de benämningar som framgår av statsredovisningssystemet.

Ändringar av en myndighets redovisningsprinciper, som kan påverka den statsfinansiella information som myndigheten rapporterar enligt föreskrifter och allmänna råd till denna paragraf, ska omgående anmälas skriftligt till ESV.

De senaste dagar för inrapportering till statsredovisningen som anges i dessa föreskrifter gäller även om dagen är en lördag eller söndag, såvida inte ESV meddelar något annat.

ESV kan genom särskilt meddelande ge besked om senareläggning av en viss inrapporteringstidpunkt eller undantag från ett annat krav som ställs i föreskrifterna till denna paragraf.

2. Tillgängliga anslag och ingående balanser

Så snart årsredovisningen lämnats – dock senast den 17 april – ska myndigheten kontrollera att uppgifter om ingående balanser i statsredovisningssystemet överensstämmer med utgående värden för det föregående räkenskapsåret och vid behov rätta uppgifterna.

Myndigheten ska senast första arbetsdagen i maj månad, och därefter löpande, kontrollera att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel och indragningar överensstämmer med regeringsbeslut samt att ingående överföringsbelopp för anslag stämmer med föregående års utgående överföringsbelopp. Myndigheten ska snarast informera ansvarigt departement och ESV om en konstaterad felaktighet noteras.

3. Rapportering varje månad

Myndigheten ska efter utgången av varje månad rapportera utfallsinformation för uppföljning av statens budget.

Uppgifter för juni och december månad ska rapporteras sedan den löpande redovisningen avslutats vid brytdagen, dock senast den 17 juli respektive den 17 januari. Uppgifter för övriga månader ska rapporteras senast de datum som ESV bestämmer inför varje år.

Outredda differenser och andra felaktigheter ska åtgärdas fortlöpande.

Myndigheter som har särskild statsfinansiell betydelse kan behöva rapportera uppgifter om utfall mer än en gång per månad. Skriftliga direktiv om detta lämnas särskilt av ESV.

Rapporteringen ska avse räkenskapsåret fram till och med den senast avslutade kalendermånaden och omfatta följande uppgifter.

  • Utfall som redovisats mot anslag
    • Strukturen på redovisningen av anslagsutfall ska följa utgiftssidan på statens budget. Anslagsposter och delposter ska redovisas enligt regeringsbeslut.

  • Utfall som redovisats mot inkomsttitel
    • Strukturen på inkomsttitelredovisningen ska följa inkomstsidan på statens budget. Inkomsttitlar ska delas upp på undertitlar och delundertitlar av de myndigheter som erhållit skriftliga direktiv om detta.

  • Betalningar
    • Olika typer av betalningar ska rapporteras i enlighet med inrapporteringskoderna.

  • Särskild information
    • En myndighet ska även rapportera andra uppgifter varje månad eller med annan frekvens om ESV har beslutat det särskilt.
4. Rapportering varje kvartal

Myndigheten ska efter utgången av varje kvartal rapportera finansstatistisk information för underlag till nationalräkenskaperna och för annan analys.

Kvartalsinformationen ska rapporteras senast den

    - 17 april för första kvartalet,
    - 17 juli för andra kvartalet,
    - 17 oktober för tredje kvartalet, och
    - 31 januari för fjärde kvartalet.

Den ska omfatta:

    - Realekonomiskt fördelat utfall för myndighetens hela verksamhet, inklusive uppbörd och transfereringar, vilket innefattar alla S-koder för utgifter, inkomster, periodiseringar och investeringar.
    - Realekonomiskt fördelat utfall på de anslag som myndigheten redovisat mot och på inkomsttitlar om ESV särskilt beslutar det.
    - Uppgifter om ställning på samtliga S-koder kopplade till balansposter.

Om viss finansstatistisk information avser ett annat kvartal än det aktuella och beloppet är väsentligt, ska myndigheten ange detta särskilt på det sätt som ESV meddelar.

5. Rapportering för första halvåret

För att öka informationens kvalitet, ska myndigheten vid behov göra kompletterande rapportering för första halvåret, som hänförs till juni månad. Denna halvårsrapportering ska göras senast det datum som ESV bestämmer inför varje år.

Myndigheter som upprättar delårsrapport

En myndighet som upprättar delårsrapport enligt 1 kap. 3 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska, senast dagen för halvårsrapportering, rapportera utfall avseende första halvåret för anslag och inkomsttitlar samt utfall respektive ställning för alla S-koder i överensstämmelse med delårsrapporten. Om inrapporteringen den 17 juli överensstämmer med delårsrapporten, behöver ingen ny rapportering göras för första halvåret.

Om uppgifterna om utfall och ställning enligt delårsrapporten inte är färdigställda när myndigheten gör halvårsrapporteringen, ska myndigheten om uppgifterna behöver kompletteras kontakta ESV och komplettera uppgifterna så snart de är färdigställda, dock senast den 16 augusti.

Myndigheter som inte upprättar delårsrapport

En myndighet som inte är skyldig att upprätta delårsrapport ska, senast dagen för halvårsrapportering, komplettera de uppgifter om utfall och ställning som rapporterats avseende juni månad enligt punkt 3 och 4 med eventuella rättelser och periodiseringar som myndigheten har bokfört avseende första halvåret.

Samtliga myndigheter

Myndigheten ska senast dagen för halvårsrapportering rapportera slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för första halvåret för varje anslag.

6. Rapportering för helt år
Motpartsavstämning och rapportering

I samband med årsredovisningen ska myndigheten i särskild ordning rapportera och stämma av de transaktioner, fordringar och skulder som har en annan statlig myndighet som motpart. Detta innefattar följande.

Senast vid månadsrapporteringen den 17 januari ska myndigheten rapportera följande uppgifter specificerat per motpart:

    - Fordringar på respektive skulder till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet exklusive periodavgränsningsposter uppgår till 100 000 kr eller mer.
    - Periodavgränsningsposter med andra statliga myndigheter som motparter som på fordringssidan respektive skuldsidan per myndighet uppgår till sammanlagt 100 000 kr eller mer.
    - Intäkter av avgifter och andra ersättningar, intäkter av bidrag samt medel för finansiering av bidrag från andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till 1 miljon kr eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.
    - Kostnader för köp av varor eller tjänster från och lämnade bidrag till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till 1 miljon kr eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.
    - Finansiella intäkter och kostnader där Riksgäldskontoret är den ena parten som var för sig sammanlagt uppgår till 100 000 kr eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.
    - Finansiella intäkter och kostnader med en annan myndighet som motpart som var för sig sammanlagt uppgår till 1 miljon kr eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.
    - Intäkter respektive kostnader och särredovisat finansiella intäkter respektive kostnader med andra statliga myndigheter som motparter som myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar, som var för sig sammanlagt uppgår till 1 miljon kr eller mer per myndighet.

Senast den 24 januari ska myndigheten ha stämt av uppgifterna med respektive motparter. Periodavgränsningsposter i balansräkningen och de belopp som rapporterats på koder för periodiseringar i resultaträkningen, behöver dock inte stämmas av.

Skillnader mellan parternas uppgifter ska rättas senast den 24 januari. Båda parter har samma ansvar för avstämning och rättelse. Om det inte är möjligt att rätta skillnaderna, ska myndigheten förklara dem. Skillnader som understiger angivna beloppsgränser behöver inte rättas eller förklaras.

Om de lämnade uppgifterna behöver korrigeras efter den 24 januari, ska myndigheten göra det snarast, dock senast den 23 februari. Dessförinnan ska myndigheten i förekommande fall ha stämt av korrigeringen direkt med motparten.

Myndigheten ska dokumentera avstämningarna.

Preliminär rapportering

Myndigheten ska rapportera ett preliminärt helårsutfall för anslag och inkomsttitlar senast den 31 januari.

Fullständig rapportering

Myndigheten ska rapportera helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar samt utfall respektive ställning på samtliga statliga inrapporteringskoder (S-koder) senast den 15 februari.

För de myndigheter som upprättar särskild dokumentation enligt ESV:s föreskrifter till 2 kap. 3 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, ska uppgifterna vara i överensstämmelse med dokumentationen.

För övriga myndigheter ska uppgifterna den 15 februari vara slutliga om inte särskilda skäl föreligger.

De myndigheter som ESV bestämmer särskilt ska senast den 15 februari lämna särskilda förtydliganden och kompletteringar till den särskilda dokumentationen eller rapporteringen i övrigt.

Särskild information

Myndigheten ska rapportera övriga uppgifter som behövs i samband med upprättandet av en årsredovisning för staten senast den 23 februari. Informationen ska omfatta följande, förutsatt att myndigheten berörs och enligt andra regler är skyldig att redovisa den aktuella informationen i sin årsredovisning:

    - Uppgifter om tilldelade beställningsbemyndiganden och utestående åtaganden.
    - Uppgifter om garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser.
    - Uppgift om medelantalet anställda och antal årsarbetskrafter.
    - Uppgifter om sjukfrånvaro.
Rättelser enligt årsredovisningen

Om de lämnade uppgifterna inte överensstämmer med den årsredovisning myndigheten lämnar till regeringen ska uppgifterna rättas senast den 23 februari.

Slutlig realekonomisk fördelning

Myndigheten ska rapportera slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för varje anslag senast den 23 februari.

7. Avstämning av konton för betalningar

Myndigheten ska kvartalsvis lämna uppgift till ESV i informationssystemet Hermes, om de avstämningar av konton för betalningar som myndigheten gjort i enlighet med ESV:s föreskrifter till 22 §

    - för första kvartalet senast den 30 april,
    - för andra kvartalet senast den 31 augusti, och
    - för tredje kvartalet senast den 31 oktober.

Myndigheten ska lämna avstämningsuppgifter för hela räkenskapsåret för samtliga betalningsvägar senast den 1 mars året efter räkenskapsåret.

ESV kan om särskilda skäl föreligger besluta att uppgifterna ska lämnas på annat sätt.

8. Särskilda bestämmelser för affärsverken

Ett affärsverk ska tillämpa alla bestämmelser för inrapportering med undantag för punkt 4, Rapportering varje kvartal, kravet på realekonomisk fördelning av affärsverkets hela verksamhet och kravet på att lämna uppgifter om avstämning av betalningar. I punkt 5, Rapportering för första halvåret omfattas ett affärsverk endast av kraven på rapportering i enlighet med delårsrapporten ifråga om utfall för anslag, inkomsttitel och betalningar i enlighet med inrapporteringskoderna.

Rättelser med anledning av lämnad årsredovisning ska göras snarast men senast den 23 februari. Motsvarande gäller senast den 31 augusti med anledning av den delårsrapport som lämnats för det första halvåret.

ESV:s allmänna råd till 21 §

Allmänt (Punkt 1 i föreskrifterna)

Kravet på att en myndighet ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen gäller om inte ESV beslutat något annat.

Statsredovisningssystemet är en integrerad del av statens informationssystem Hermes. I detta system registrerar Regeringskansliet också regleringsbrev och övriga beslut om tilldelning, omdisponering eller indragning av dispositionsrätt till anslag. Myndigheterna hämtar normalt information om tillgängliga anslag direkt ur systemet.

Om myndigheten beslutar att i årsredovisningen avvika från uppgifterna om tillgängliga medel i statsredovisningssystemet, kan detta vara ett förhållande av väsentlig betydelse som myndigheten ska lämna information om enligt 2 kap. 4 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Om de slutliga utfallsuppgifterna i statsredovisningssystemet för budgetåret avseende redovisning mot anslag och inkomsttitlar eller betalningar inte överensstämmer med myndighetens beslutade årsredovisning, bör myndigheten så snart avvikelsen konstaterats anmäla detta till ESV i särskild skrivelse. På samma sätt bör annan avvikelse anmälas om den är av väsentlig betydelse.

Arbetsdag (Punkt 2 och 3)

Med arbetsdag avses här helgfri måndag - fredag med undantag för midsommarafton, julafton och nyårsafton, oavsett om den aktuella dagen är arbetsdag enligt avtal eller inte.

Rapportering varje månad (Punkt 3)

Redovisningen mot anslag och inkomsttitlar på statens budget regleras i anslagsförordningen (2011:223).

ESV beslutar årligen om sista dag för inrapportering av uppgifter om utfall för månaderna januari-maj och juli-november. Schema över dessa datum meddelas särskilt av ESV senast den 30 november året före utfallsåret och publiceras på ESV:s webbplats. Datum sätts tidigast till sjätte arbetsdagen i månaden efter utfallsmånaden om inte särskilda skäl föreligger.

Finansstatistisk information (Punkt 4)

Reglerna om inrapportering av utfall på koder för periodiseringar och ställning för koder kopplade till balansposter efter utgången av varje kvartal, innebär inte att en myndighet behöver göra kvartalsbokslut eller fullständiga periodiseringar varje kvartal. Regler om krav på periodiseringar samt värdering och avstämningar under året finns i ESV:s föreskrifter till 10 § och i ESV:s allmänna råd till 14 § anslagsförordningen (2011:223) samt i ESV:s allmänna råd till 8 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Utöver det som följer av dessa bestämmelser bör myndigheten efter utgången av varje kvartal dels säkerställa att redovisningen är i allt väsentligt fullständig, dels utöver den periodisering som följer av allmänna råd till anslagsförordningen och den påverkan detta får på balansräkningen även göra andra periodiseringar som bedöms påverka resultat- och balansräkningens poster väsentligt. Väsentlighetsbedömningen bör i detta sammanhang utgå från samma kriterier för väsentlighet som de som gäller för anslag enligt nämnda allmänna råd till 14 § anslagsförordningen. Periodiseringar av utgifter för transfereringar, inkomster i uppbördsverksamhet samt bidragsinkomster behöver dock inte göras per kvartal enligt dessa bestämmelser.

Efter andra och fjärde kvartalet kan myndigheten komplettera eller rätta uppgifterna fram till de senaste dagar som gäller vid halv- och helårsrapportering enligt punkt 5 och 6.

Rapporteringskrav efter första halvåret (Punkt 5)

Vad myndigheten ska ha bokfört för första halvåret följer av ESV:s tillämpningsföreskrifter till 10 §.

Datum för halvårsrapportering bestäms och meddelas i samband med att övriga rapporteringsdagar för året beslutas (se punkt 3 ovan).

Det finns inte krav på att myndighetens delårsrapport ska vara färdigställd tidigare än den 15 augusti. Den rapportering av uppgifter för första halvåret, som görs innan juliutfallet rapporteras, kan i de flesta fall vara slutlig. I de fall delårsrapporten leder till att myndigheten behöver komplettera uppgifterna efter rapporteringen för juli månad, ska detta göras efter särskild kontakt med ESV.

Motpartsavstämning (Punkt 6)

  • En myndighet som har många inomstatliga mellanhavanden bör förebygga avstämningsdifferenser vid årsskifte på lämpligt sätt. Det kan t.ex. innefatta att kontakta motparter i förväg eller att göra frivilliga avstämningar under året
  • Skulder och fordringar som avser skatter och arbetsgivaravgifter behöver inte stämmas av med motparten och när det av rapporteringskodens benämning framgår att posten avser skatter eller arbetsgivaravgifter behöver motpart inte anges.
Preliminär rapportering för helt år den 31 januari (Punkt 6)

Den preliminära inrapporteringen av helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar innefattar eventuella rättelser av den löpande redovisningen efter den 17 januari och de bokslutstransaktioner som myndigheten gjort fram till inrapporteringstillfället.

Betalningsavstämningar (Punkt 7)

Dokumentation av avstämning av betalningar för hela räkenskapsåret utgör räkenskapsinformation enligt 3 § 4a p.

21 a § Har upphävts genom förordning (2014:99).

21 b § Har upphävts genom förordning (2014:99).

21 c § Har upphävts genom förordning (2014:99).

21 d § Har upphävts genom förordning (2014:99).

21 e § Har upphävts genom förordning (2014:99).

ESV:s föreskrifter till 21 e §

ESV:s föreskrifter till 21 e § har upphävts genom ESV:s cirk. 2014:1.

Hantering av fakturor

21 f § En myndighet skall hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt.

Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl.

(F. 2006:1486)

ESV:s föreskrifter till 21 f §

Föreskrifter till 21f § återfinns i ESV:s föreskrifter till 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

ESV:s allmänna råd till 21 f §

Allmänna råd till 21f § återfinns i ESV:s allmänna råd till 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Övrigt

22 § Den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas.

ESV:s föreskrifter till 22 §

Behörighet att förfoga över myndighetens medel

Myndigheten ska förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Detta innebär ansvar för att medlen används

  • inom ramen för myndighetens verksamhet,
  • inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar,
  • i enlighet med gällande regler.

Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska fastställas av myndigheten och dokumenteras i en kontinuerligt uppdaterad förteckning, i vilken behörighet och behörighetsområden anges. Förteckningen (motsvarande) ska förses med namnteckningsprov eller motsvarande på förordnade tjänstemän.

En tjänsteman får inte besluta i ett ärende som medför betalning till eller på annat sätt gynnar vederbörande eller närstående, fysisk eller juridisk, person.

Förfogande över myndighetens medel ska godkännas med namnteckning eller med elektronisk signatur.

Inventering

Kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar ska inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt, oavsett om staten äger tillgångarna eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund.

Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas. Dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren.

Inventarie- och anläggningsregister

Myndigheten ska upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Av registret ska tidpunkt och belopp för samtliga förändringar i beståndet av tillgångar framgå (exempelvis anskaffning, avskrivning, avyttring). Registret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången.

Registret ska omfatta tillgångar vilkas anskaffningsvärde uppgår till lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till 5 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Inventarier och anläggningstillgångar vilka bedöms vara stöldbegärliga eller för vilka registrering av andra skäl bedöms vara erforderlig ska registreras även om anskaffningsvärdet understiger detta belopp.

Inventarier och anläggningstillgångar ska avregistreras när de inte längre innehas av myndigheten.

Avstämning av bokföringen

Bokföringen ska hållas aktuell och avstämmas löpande efter vad som överensstämmer med god redovisningssed.

Avstämning av betalningar

Kontoutdrag eller andra underlag avseende samtliga kassarörelser ska löpande stämmas av mot bokföringen.

Avstämningarna ska utföras av annan än den som utför eller registrerar betalningar. Avstämningarna ska dokumenteras. Eventuellt förekommande differenser ska utredas och åtgärdas.

ESV:s allmänna råd till 22 §

Utformning av organisation och rutiner

Fördelning av uppgifter och ansvar på organisatoriska enheter och tjänstemän bör organiseras så att ingen person ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser.

De tjänstemän som ansvarar för den fysiska vården eller förvaltningen av myndighetens tillgångar bör inte dessutom svara för redovisning av dessa tillgångar.

Förfogande över myndighetens medel

Med förfogande över myndighetens medel avses såväl beslut om utbetalning som alla beslut om att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning, exempelvis anställningsbeslut, beslut om uppdragsavtal och upphandlingsbeslut.

Med myndighetens medel avses förutom till myndighetens förfogande ställda statsmedel även alla övriga medel, allmänna eller andra, som förvaltas av myndigheter, t.ex. vissa medel för forskning och utbildning vid universiteten.

Tillämpningsföreskrifter

23 § Ekonomistyrningsverket får meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av denna förordning.

ESV:s föreskrifter till 23 §

Ekonomistyrningsverket kan i enskilda fall pröva och meddela undantag från föreskrifterna till denna förordning.



Bilaga 1

Har upphävts genom ESV:s cirkulär 2014:1.
   

Kontakt

Senast uppdaterad: