E-beställningar i staten

Bakgrund
Ett av målen med elektronisk förvaltning är att den statliga förvaltningen ska kunna hantera sina inköp elektroniskt. Syftet är att med stöd av IT utveckla myndigheternas rutiner kring inköp för att uppnå kostnadsbesparingar och förbättrad kvalitet och service. Redan idag hanterar myndigheterna sina fakturor elektroniskt och införandet av e-beställningar innebär nästa steg i detta utvecklingsarbete.

Arbetet som nu inleds baseras på de förslag ESV gett regeringen 2008 i en förstudie för att kartlägga, inventera och kostnadsberäkna införandet av elektroniska inköpsprocesser. Det första uppdraget har ESV redovisat i två rapporter, se länkar till publikationerna under vinjetten Trycksaker i ämnet till höger.

Införandet görs stegvis
Införandet av e-beställningar kommer att göras stegvis enligt ESV:s förslag. De första att införa e-beställningar ska vara de största myndigheterna. Därefter görs införandet i fallande skala utifrån myndighets storlek. Självklart kan myndigheter påbörja sitt införande av e-beställningar tidigare på eget initiativ.

Idagsläget har regeringen undantagit de små myndigheterna, med färre än 50 anställda, från införandet.

Samordning och stöd är viktigt
En central del i införandet är att underlätta samordning och erfarenhetsutbyte mellan myndigheter. ESV kommer därför att låta några av de första myndigheterna bli så kallade förebilder som kan visa vägen för andra myndigheter. I vissa fall kan förebilderna redan ha infört e-beställningar. ESV kommer att arbeta nära förebilderna för att fånga deras lärdomar och för att säkerställa att detta kan föras vidare till andra myndigheter via det stödpaket ESV tar fram.

Stödpaketet är ett samlingsnamn på alla de insatser ESV tar fram för att underlätta myndigheternas införande av e-beställningar. Till viss del innefattar det information till statens leverantörer. Stödpaketet omfattar alltså både skriftlig information i handledningar och checklistor, men också informationsmöten och workshops.

Arbetet med förebilder och stödpaket påbörjas under hösten 2009.

Gemensamma IT-stöd för e-handel underlättar
ESV förbereder sedan slutet av 2008 en ramavtalsupphandling för IT-stöd för e-handel som ska täcka myndigheternas behov från beställning, leverans och fakturahantering. Ramavtal väntas färdiga under våren 2010. Mer information finns på Avropa.se, se länk under vinjetten Externa länkar till höger.

Kontakta:
ESV besvarar frågor om e-beställningar via e-post: e-handel@esv.se.