Regeringen bedömer att införandet av elektroniska inköpsprocesser är ett viktigt arbete för att effektivisera den statliga administrationen samt att underlätta för myndigheternas varu- och tjänsteleverantörer.

IT-stöd för inköpsprocessen skapar nya möjligheter

Med elektronisk handel menas ett sätt att skapa effektivare inköpsprocesser med IT som stöd. Det handlar om att använda IT-stöd för arbetsflödet från beställning, leverans och fakturahantering. Dessutom kan elektronisk affärskommunikation skapa ytterligare fördelar.

E-handel ger möjligheter att genom IT-stöd göra avtal, leverantörer och priser m.m. blir lättillgängliga för de som ska beställa varor och tjänster. Om IT-stödet används i hela processen så kan god styrning av myndigheten inköp uppnås och hanteringen förenklas i efterföljande steg.

Fördelarna med e-handel

Fördelarna med e-beställningar är att myndigheterna, och därmed hela staten, kan effektivisera inköpsprocessen. Sedan 2008 hanterar alla myndigheter sina fakturor elektroniskt och införandet av e-beställningar är en naturlig fortsättning i detta utvecklingsarbete.

Fördelar med e-handel är sammantaget:

• Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet.
• Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.
• Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster, m. m.

Fokusera på förändringsarbetet

För att kunna nå önskvärda effekter behöver ni arbeta strategiskt med att planera, följa upp och styra era inköp samt införa ett IT-stöd för e-handel som stödjer inköpsprocesserna.

En central del i arbetet är att ni bestämmer vilka mål och strategier myndigheten ska ha för inköpsverksamheten, hur inköpsprocesserna ska se ut och hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna. Det kan innebära nya arbetsrutiner för ekonomifunktionen, personalfunktionen, beställare, upphandlare och inköpare.

Ett flerårigt arbete som genomförs i tre steg

Genomförandet att göra inköpsprocessen elektronisk kan delas in i tre steg:

1. i det första steget att införa elektronisk fakturahantering,
2. i det andra steget att införa elektroniska beställningsstöd,
3. i det tredje steget att utveckla förutsättningarna för IT-stöd i upphandlingsprocessen.